Déclaration de confidentialité TL Coach
Version TLC-CONFIDENTIALITE-2027.1. Entrée en vigueur : 28.10.2026.
Cette déclaration explique quelles données personnelles TL Fiduciaire Sàrl traite sur tl-coach.ch et pour les prestations TL Coach, pourquoi, avec qui elle les partage, combien de temps elle les garde et quels sont vos droits. Elle se fonde sur la loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1) et son ordonnance (OPDo, RS 235.11).
1. Responsable du traitement
TL Fiduciaire Sàrl, Route des Acacias 48, 1227 Carouge (GE), Suisse. IDE CHE-325.532.160. TL Coach est sa marque de service.
Contact pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : coach@tl-coach.ch (objet « Protection des données »), ou par courrier à l'adresse ci-dessus. Téléphone : +41 22 555 76 80.
2. Personnes concernées
Cette déclaration concerne :
- les personnes qui visitent tl-coach.ch ;
- les personnes qui créent un compte, envoient une demande d'offre ou signent un mandat pour une entreprise (dirigeants, associés, organes, collaborateurs désignés comme contact ou signataire) ;
- les personnes dont les données figurent dans les pièces qu'une entreprise cliente nous transmet (par exemple ses employés ou ses associés) ;
- les personnes qui acceptent de recevoir nos informations.
3. Données traitées, finalités et justifications
Un traitement conforme aux principes de la LPD (art. 6) n'exige pas de base légale particulière. Lorsqu'un motif justificatif est nécessaire (art. 31 LPD), il s'agit de l'exécution du contrat ou de mesures précontractuelles, de notre intérêt prépondérant, d'une obligation légale ou de votre consentement.
| Situation | Données | Finalités | Justification |
|---|---|---|---|
| Visite du site | Adresse IP, navigateur, page demandée, date et heure (journaux du serveur) | Faire fonctionner et sécuriser le site, détecter les abus | Intérêt prépondérant (sécurité) |
| Compte client | Nom et prénom, adresse e-mail, mot de passe (conservé sous forme non lisible), confirmation de l'adresse, sessions de connexion | Ouvrir et protéger votre espace client, vous identifier | Mesures précontractuelles et exécution du contrat |
| Demande d'offre | Entreprise (raison sociale, forme juridique, IDE, siège) ; contact (nom, fonction, e-mail, téléphone) ; prestations et options choisies ; réponses sur le contexte de l'entreprise ; message | Examiner la demande, établir l'offre, vous répondre | Mesures précontractuelles à votre demande |
| Offre, mandat et signature | Représentants et signataires (nom, fonction, pouvoir de signature inscrit au registre du commerce ou procuration) ; versions et empreintes numériques des documents ; cases acceptées ; code à usage unique (conservé sous forme non lisible) ; adresse e-mail à laquelle le code est envoyé ; adresse IP, navigateur, horodatages | Conclure le mandat, contrôler le pouvoir de représentation, prouver qui a signé quoi et quand | Exécution du contrat ; intérêt prépondérant (preuve) |
| Exécution de la mission | Pièces transmises (comptes, budgets, contrats, documents fiscaux et sociaux, données sur la rémunération et la prévoyance du dirigeant, données des employés contenues dans ces pièces) ; échanges dans l'espace client ; notes de séance ; rapports et livrables | Exécuter les prestations commandées et remettre les livrables | Exécution du contrat. Pour les données des employés du client, nous agissons comme sous-traitant du client (CGV TL Coach art. 24.3) |
| Facturation | Entreprise facturée, montants, échéances, paiements | Facturer, encaisser, tenir la comptabilité de TL Fiduciaire | Exécution du contrat ; obligation légale de tenir les livres (art. 957 ss CO) |
| E-mails transactionnels | Adresse e-mail, type de message, date et statut d'envoi | Vous informer de chaque étape (réception, offre, signature, pièces manquantes, rapport) | Exécution du contrat |
| Informations de TL Fiduciaire | Adresse e-mail, nom, date et preuve de votre accord | Vous adresser des informations sur les prestations de TL Fiduciaire | Votre consentement, donné par une case facultative et retirable en tout temps |
| Journal d'audit | Actions effectuées sur un dossier (qui, quoi, quand, champs modifiés), sans le contenu des données ni des pièces | Sécurité, traçabilité, preuve | Intérêt prépondérant |
Nous ne demandons pas de données sensibles au sens de l'art. 5 let. c LPD. Si une pièce que vous transmettez en contient (par exemple une donnée de santé d'un employé), nous ne l'utilisons que pour la mission. Masquez ce qui n'est pas nécessaire avant de déposer la pièce.
Si votre entreprise nous a confié un autre mandat (par exemple sa comptabilité), nous n'utilisons les données de ce mandat pour TL Coach que dans la mesure prévue par l'offre que vous signez.
Décisions automatisées. L'offre standard est calculée automatiquement selon nos tarifs et nos règles publiés. Le mandat n'est jamais conclu sans la contre-signature d'un collaborateur de TL Fiduciaire. Nous ne prenons aucune décision individuelle automatisée au sens de l'art. 21 LPD et nous ne faisons pas de profilage. Nous ne vendons pas vos données.
4. Données de tiers
Lorsqu'une entreprise cliente nous transmet les données d'autres personnes (associés, organes, employés, proches du dirigeant), elle s'engage à les informer de ce traitement et de cette déclaration (CGV TL Coach art. 24.2). Ces personnes ont les mêmes droits que nos clients (section 9).
5. Destinataires et sous-traitants
Nous ne communiquons vos données que dans la mesure nécessaire. Nos sous-traitants agissent sur nos instructions, selon un contrat (art. 9 LPD).
| Destinataire | Rôle | Données | Lieu |
|---|---|---|---|
| Infomaniak Network SA, rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (GE) | Hébergement du site, de la base de données et des pièces sur un serveur virtuel (centre de données de Plan-les-Ouates) | Toutes les données de tl-coach.ch | Suisse |
| Infomaniak Network SA (Public Cloud) | Copies de sauvegarde chiffrées, conservées hors du serveur principal | Toutes les données de tl-coach.ch | Suisse |
| Infomaniak Network SA (messagerie) | Envoi des e-mails de TL Coach et réception des notifications internes | Adresse e-mail, contenu des e-mails (sans pièce confidentielle ni rapport) | Suisse |
Lorsque la prestation commandée le prévoit, et seulement après votre validation, nous transmettons aussi les données nécessaires : au notaire ou à l'avocat que nous coordonnons, à l'administration fiscale (par exemple pour une demande de ruling ou un règlement de frais forfaitaires), aux assureurs et institutions de prévoyance consultés lors d'une mise au concours, à la banque destinataire d'un dossier de financement. Ces destinataires traitent les données sous leur propre responsabilité.
Aucun outil de mesure d'audience ni aucun outil publicitaire n'est utilisé sur tl-coach.ch (voir la politique de cookies). Les polices sont hébergées sur le site.
6. Communication à l'étranger
Nos sous-traitants traitent les données en Suisse. Nous ne communiquons pas de données personnelles à l'étranger. Si vous nous demandiez d'en transmettre à un destinataire établi hors de Suisse, nous vous indiquerions avant la transmission l'État concerné et la garantie applicable (art. 16, 17 et 19 al. 4 LPD).
7. Durées de conservation
Nous conservons les données tant que la finalité l'exige, puis nous les effaçons ou les anonymisons (art. 6 al. 4 LPD).
| Données | Durée |
|---|---|
| Brouillon de demande non envoyé | 90 jours après la dernière activité |
| Demande d'offre et offre sans mandat conclu, avec les pièces et les échanges liés | 24 mois après le dernier échange |
| Compte client sans mandat conclu | 24 mois après la dernière activité |
| Mandat, offre acceptée, CGV acceptées, preuves de signature, pièces, échanges du dossier, rapports et livrables, journal d'audit du dossier | 10 ans après la fin du mandat |
| Coordonnées de l'entreprise et des personnes de contact d'un mandat conclu | 10 ans après la fin du mandat |
| Factures et pièces comptables de TL Fiduciaire | 10 ans dès la fin de l'exercice (art. 958f CO) |
| Codes de signature et journaux techniques du serveur | 30 jours |
| Accord pour recevoir nos informations | jusqu'au retrait de votre accord |
| Copies de sauvegarde | au plus 12 mois |
Un litige ou une procédure en cours peut suspendre une suppression. Une donnée effacée n'est jamais restaurée depuis une sauvegarde pour être réutilisée : après une restauration, les suppressions sont appliquées à nouveau.
8. Sécurité
Nous protégeons les données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (art. 8 LPD) :
- hébergement en Suisse et connexions chiffrées (HTTPS) ;
- pièces chiffrées sur le serveur et analysées par un antivirus installé sur ce serveur ;
- copies de sauvegarde chiffrées, conservées hors du serveur principal ;
- accès des collaborateurs limité selon leur rôle, avec double authentification, et journalisé ;
- nouvelle saisie du mot de passe et code à usage unique avant une signature ;
- aucun rapport ni aucune pièce confidentielle en pièce jointe d'un e-mail : les e-mails contiennent un lien vers l'espace client ;
- journaux sans le contenu des pièces ni des échanges.
Aucune transmission sur Internet n'est totalement sûre. Déposez vos documents dans l'espace client plutôt que de les envoyer par e-mail. En cas de violation de la sécurité présentant un risque élevé pour vous, nous l'annonçons au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et nous vous informons lorsque c'est nécessaire à votre protection (art. 24 LPD).
9. Vos droits
Vous pouvez, gratuitement :
- savoir si nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie, avec les informations prévues par la loi (droit d'accès, art. 25 LPD) ; nous répondons dans les 30 jours (art. 18 OPDo) ;
- recevoir les données que vous nous avez communiquées dans un format électronique courant, ou les faire transmettre à un autre responsable (art. 28 LPD) ;
- faire rectifier des données inexactes (art. 32 LPD) ;
- demander l'effacement de vos données ou vous opposer à un traitement ;
- retirer en tout temps, pour l'avenir, votre accord à recevoir nos informations, par le lien présent dans chaque envoi ou par e-mail.
Nous pouvons refuser ou limiter un effacement lorsque nous devons conserver les données (section 7) ; nous vous indiquons alors jusqu'à quand. Si une réponse exige des efforts disproportionnés, une participation aux frais de CHF 300.– au plus peut être demandée ; nous vous en informons avant, et vous pouvez alors retirer votre demande sans frais dans les 10 jours (art. 19 OPDo).
Pour exercer vos droits, écrivez à coach@tl-coach.ch ou à notre adresse postale. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, par exemple en répondant depuis l'adresse e-mail de votre compte.
10. Réclamation
Si vous estimez que nous traitons vos données de façon contraire à la loi, contactez-nous d'abord. Vous pouvez aussi vous adresser au PFPDT, www.edoeb.admin.ch (art. 49 LPD). Si le règlement général de l'Union européenne sur la protection des données (RGPD) s'applique à votre situation, vous disposez aussi des droits qu'il prévoit et pouvez saisir l'autorité de protection des données de votre lieu de résidence.
11. Modifications
Nous pouvons adapter cette déclaration. La version publiée sur tl-coach.ch fait foi. Les versions précédentes sont disponibles sur demande. Avant d'utiliser un nouvel outil qui traiterait vos données d'une autre manière (par exemple un outil de mesure d'audience), nous modifions d'abord cette déclaration et, si la loi l'exige, nous demandons votre accord.